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Lohnt sich Software gegen Bürokram?

Mit Beispielzahlen zum Überschreiben.

Ergebnis

Lohnt sich nicht

24.183 €

fehlen nach 5 Jahren

Je nach Annahmen zwischen 19.407 € und 28.959 € fehlen.

Die Handarbeit kostet 9.080 € im Jahr. 12 % davon sind 1.089 €, weniger als 2.540 € laufende Kosten.

Ersparnis in 5 Jahren
+5.175 €
Laufende Kosten in 5 Jahren
− 12.700 €
Kauf und Einführung
− 12.726 €
Zinsen
− 3.932 €

Eine Näherung aus Ihren Angaben, keine Prognose. Gesparte Zeit ist erst Geld, wenn sie anders genutzt wird.

Ob das in Ihrem Fall so aufgeht, sehe ich mir gern an.

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Voreingestellt sind Beispielwerte. Tragen Sie Ihre eigenen Zahlen ein, wenn Sie sie kennen.

Folgt der Anschaffung.

Annahme ohne Quelle.

Rechenzeitraum: Höchstens 5.

Aufschlag für Mehrkosten: Bei festem Preis 0.

Wie sich das rechnetöffnen

Rechenweg

  • 400 Stunden im Jahr (Stunden je Woche × Personen × 40 Wochen) × 22,70 € = 9.080 € Handarbeit im Jahr.
  • Davon nimmt die Lösung 12 % ab: 1.089 € im Jahr. In den ersten 3 Monaten wird noch nichts gespart. Gespart wird also 57 von 60 Monaten: +5.175 €.
  • Laufende Kosten 2.540 € je Jahr × 5: − 12.700 €.
  • Anschaffung 8.000 € plus 27 % Aufschlag = 10.160 €. Dazu eigene Einführungszeit 113 Stunden × 22,70 € = 2.566 €. Zusammen: − 12.726 €.
  • Zinsen: Auf das Geld, das noch nicht wieder eingespart ist, kommen 4,3 % je Jahr, Monat für Monat. In 5 Jahren sind das − 3.932 €.
  • Summe: +5.175 € − 12.700 € − 12.726 € − 3.932 € = −24.183 €. Jede Zeile ist zulasten der Lösung auf ganze Euro gerundet.
  • Spanne: dieselbe Rechnung mit 10 Prozentpunkten weniger und mehr Anteil (2 % und 22 %). Der ungünstige Rand liegt nie über 32,6 %, dem höchsten Beleg. Das Urteil richtet sich nach dem ungünstigen Rand; über diesem Beleg heißt es nicht „Kann sich tragen“.

Vorgaben und Quellen

  • Arbeitskosten 22,70 € je gearbeiteter Stunde: Statistisches Bundesamt, Lohnkostentabellen 2025, Betriebe mit 1 bis 49 Beschäftigten, einfache Tätigkeiten (mittlere Qualifikation 29,30 €). Enthalten sind Nebenkosten und bezahlte Ausfallzeiten, nicht Miete oder Rechner: Der Arbeitsplatz bleibt, auch wenn Zeit gespart wird. Wer nur den Bruttostundenlohn kennt: grob mal 1,5.
  • 40 Arbeitswochen: Das Statistische Bundesamt rechnet eine Vollzeitstelle mit 200 Arbeitstagen.
  • Anteil 12 %: das ungünstigere Ende der Belege, die messen, wie viel Zeit an der Aufgabe selbst wegfällt. Mit KI-Assistenz schaffen Beschäftigte 14 % mehr Fälle je Stunde, also rund 12 % weniger Zeit je Fall (Brynjolfsson und andere, 2025). Fertige Rechnungssoftware lässt im Durchschnitt 32,6 % der Rechnungen ohne Menschen durch, der Zeitanteil liegt darunter (Ardent Partners 2025, von einem Anbieter bezahlt). Der ungünstige Rand der Spanne (2 %) deckt die 2,8 % selbst angegebene Zeitersparnis durch KI-Chatbots ab (Humlum und Vestergaard, gemessen an der ganzen Arbeitszeit).
  • Laufende Kosten 25 % der Anschaffung mit Aufschlag je Jahr: oberes Ende der Spanne 12 bis 25 % für Unternehmenssoftware (IT-Matchmaker); die Faustregel für Softwarewartung nennt 15 bis 20 % (Lehner, Gesellschaft für Informatik).
  • Anschaffung 8.000 €: nur ein Beispiel, rund zehn Arbeitstage zum Marktsatz für Software von 90 € je Stunde (freelancermap 2026).
  • Aufschlag 27 %: IT-Vorhaben kosten im Mittel so viel mehr als geplant (Flyvbjerg und Budzier, 1.471 Projekte). Der Mittelwert enthält die Ausreißer und liegt deshalb über dem, was fünf von sechs Vorhaben erleben. Jedes sechste kostet rund das Dreifache; wer damit rechnen will, trägt 200 ein.
  • Eigene Einführungszeit für Anforderungen, Tests, Schulung, Datenübernahme und Parallelbetrieb: so viele eigene Stunden, wie die Anschaffung mit Aufschlag beim Marktsatz an fremden Stunden bedeutet. Das folgt der Beraterfaustregel „50 % interne, 50 % externe Projektzeit“ (erp-check.info, 2026), einer Erfahrungsregel ohne Studie. Bewertet sind diese Stunden mit denselben Arbeitskosten wie die Handarbeit; für Tests und Schulung liegen sie eher höher (mittlere Qualifikation 29,30 €).
  • Zinssatz 4,3 %: neue Kredite an Einzelunternehmen und Personengesellschaften, 4,29 % im Juli 2026 (EZB-Zinsstatistik, übersetzt von der Bundesbank), aufgerundet.
  • Anlaufzeit 3 Monate: eine Annahme ohne statistische Quelle. Einarbeitung und Parallelbetrieb stecken zusätzlich schon in der eigenen Einführungszeit.
  • Rechenzeitraum 5 Jahre: Nutzungsdauer von Unternehmenssoftware laut Bundesfinanzministerium (Schreiben vom 18.11.2005).

Grenzen

  • Nicht eingerechnet sind Steuern, Lohnsteigerung und Fördermittel.
  • Ist der Anteil unsicher, lieber einen kleineren Wert eintragen. Ist der Preis nicht fest vereinbart, den Aufschlag stehen lassen.
  • Gesparte Zeit ist erst dann gespartes Geld, wenn sie anders genutzt wird oder Überstunden und Aushilfen wegfallen. Die meisten Beschäftigten verlagern gesparte Zeit auf andere Aufgaben (Humlum und Vestergaard, NBER 2026).
  • Oft lösen ein vorhandenes Buchhaltungsprogramm oder eine fertige Software das Problem billiger. E-Rechnungen müssen Unternehmen seit 2025 empfangen können, ausstellen ab 2027 (über 800.000 € Vorjahresumsatz) beziehungsweise ab 2028 alle. Vielleicht fällt das Abtippen damit ohnehin weg.
  • Ergebnisse von KI-Werkzeugen brauchen menschliche Kontrolle. Diese Zeit steckt im Anteil, deshalb höchstens 90 %.
  • Stundenzettel und Personallisten sind Beschäftigtendaten nach der DSGVO. Liegen sie bei einem Dienstleister, braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (Art. 28 DSGVO).
  • Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei Software mit, die Verhalten oder Leistung erfassen kann (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).
  • Für Buchhaltungsbelege bleiben Aufbewahrung und Unveränderbarkeit nach den GoBD Pflicht.
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